Un moteur de réservation est le logiciel qui permet à un voyageur de choisir ses dates, un hébergement et un tarif, puis de réserver, et souvent de payer, sur le site même de l’hôtel, du gîte ou de la maison d’hôtes. Il ne se confond ni avec un comparateur, ni avec un logiciel de gestion, ni avec un channel manager. Voici ce qu’il fait, les deux façons de l’avoir sur son site et les cinq questions à poser avant de choisir.
Moteur de réservation, définition : ce que c’est, et ce que ce n’est pas
Un moteur de réservation, ou moteur de réservation en ligne (booking engine en anglais), est le module d’un site qui conduit le visiteur de sa recherche jusqu’à la réservation : il indique ses dates et le nombre de voyageurs, voit les hébergements libres avec leur tarif, choisit, laisse ses coordonnées, paie ou garantit sa réservation, puis reçoit une confirmation. Le moteur s’appuie sur vos disponibilités et vos tarifs, et enregistre les réservations prises. C’est l’outil de la réservation directe, celle qui se fait sur le site de l’établissement et non sur une plateforme.
Le mot sert aussi à désigner d’autres outils. Quatre confusions reviennent sans cesse :
- Un moteur de recherche d’hôtels (Google Hotels, comparateurs, plateformes) affiche et compare des offres, mais ne réserve pas à la place de l’établissement. Sur Google, d’après l’aide officielle, un clic sur un lien de réservation mène au site du partenaire, où la réservation se fait ; modifier ou annuler se règle ensuite avec lui (aide de Google sur les réservations d’hôtels).
- Un PMS est le logiciel de gestion interne de l’établissement : planning des chambres, arrivées et départs, facturation. Il peut être relié au moteur, mais ce n’est pas la même chose.
- Un channel manager diffuse vos disponibilités et vos tarifs sur vos différents canaux de vente (plateformes, agences en ligne, votre propre site) pour qu’une chambre vendue sur l’un soit bloquée sur les autres. Voir les meilleurs channel managers et comment éviter les surréservations.
- Un widget est un élément de l’éditeur du moteur, affiché dans une page du site. Selon l’éditeur, il se limite au formulaire de dates, la suite se passant dans le moteur (l’exemple du widget Reservit le montre pas à pas), ou il permet de réserver sans quitter le site (c’est ce que décrit Mews).
Certains logiciels réunissent plusieurs de ces fonctions, ce qui entretient les amalgames. Pour comparer les marques, le comparateur des moteurs de réservation les met côte à côte ; pour une location saisonnière, voir comment choisir un moteur de réservation pour une location saisonnière. Cet article porte sur le principe et sur la manière de choisir.
Fonctionnement d’un moteur de réservation : ce que voit le voyageur, ce que règle l’hôtelier
Le parcours type du voyageur tient en six écrans (le détail varie d’un outil à l’autre) :
- Les dates et les voyageurs. Une barre de recherche et un calendrier, souvent dès l’accueil du site.
- Les hébergements disponibles. Les chambres, gîtes ou emplacements libres sur ces dates, avec le tarif du séjour.
- Les options. Les suppléments que l’établissement propose : ménage, navette, animal de compagnie, selon l’outil.
- Le récapitulatif et les coordonnées. Le voyageur relit son séjour et renseigne son nom, son adresse et son téléphone.
- Le paiement ou la garantie. Acompte, paiement total ou empreinte de carte, selon les règles de l’établissement.
- La confirmation. À l’écran, puis par e-mail.
De son côté, l’établissement règle dans l’outil de gestion, selon le moteur :
- les disponibilités de chaque hébergement et les tarifs, par saison, par durée de séjour ou par nombre de voyageurs ;
- les règles de séjour : jours d’arrivée et de départ, durée minimale ou maximale ;
- le mode de paiement : acompte, solde, caution ;
- les suppléments, les réductions et les messages automatiques (factures, e-mails avant et après l’arrivée) ;
- les liens avec le reste : plateformes, logiciel de gestion, Google Hotels.
Ces écrans pèsent sur le nombre de réservations qui aboutissent. L’article sur le tunnel de réservation chiffre les abandons et décrit deux parcours réels.
Moteur de réservation hôtelier : intégré au site ou module externe
La question qui change le plus de choses n’est pas la marque, c’est l’endroit où vivent les pages de réservation. Deux cas se présentent.
Le moteur intégré fait partie du site : ses pages sont des pages du site, à son adresse, avec ses polices et ses couleurs. Sur Aire Naturelle La Folie, la page « Réservation » porte l’adresse du site, et son formulaire de recherche (arrivée, départ, nombre d’hébergements, adultes, enfants) fait partie de la page, sans fenêtre venue d’un autre domaine. Sur Location Normandie, la page « Réservation » s’ouvre de la même façon sur les champs de dates.
Le module externe appartient à un éditeur. Il prend l’une de ces formes : un bouton ou un lien vers la page de réservation que l’éditeur héberge ; un widget, c’est-à-dire un élément de l’éditeur affiché dans votre page, qui peut n’être que le formulaire de dates, la suite se passant chez l’éditeur ; un calendrier ou un script placé dans votre page. Sur Sous Les Platanes, le bouton « Réservation » ouvre le moteur de Reservit, sur le domaine de l’éditeur, dans un nouvel onglet. Sur Chez MV, le calendrier de Hostaway est posé dans la fiche de chaque suite ; la réservation se poursuit sur une page distincte, ouverte elle aussi dans un nouvel onglet.
Les éditeurs décrivent eux-mêmes ces formes. Chez Mews, le moteur se présente en page autonome hébergée par l’éditeur, en widget JavaScript à intégrer au site, qui permet de réserver depuis le site sans redirection, ou en interface de programmation pour bâtir son propre moteur (documentation Mews). Chez Reservit, le bouton de réservation mène au moteur hébergé par l’éditeur, et un formulaire de recherche rapide posé sur le site peut construire le lien ; l’éditeur habille ses pages de réservation de façon standard, avec une bannière d’en-tête, une couleur principale et un fond de page à personnaliser, rien de plus (aide de Reservit, en anglais).
| Point de comparaison | Moteur intégré au site | Module externe |
|---|---|---|
| Adresse des pages de réservation | Celle du site. | Celle de l’éditeur, ou un cadre ou un script affiché dans votre page. |
| Apparence | Celle du site : polices, couleurs et textes se règlent avec lui. | Celle que l’éditeur permet de personnaliser (chez Reservit : bannière, couleur principale, fond de page). |
| Parcours de réservation | Adaptable avec le site, dans la mesure où l’outil le permet. | Défini par l’éditeur, avec les réglages qu’il propose. |
| Données des clients | Gardées dans l’outil installé avec le site. | Gardées chez l’éditeur, dans son espace de gestion. |
| Commission | Dépend de l’outil. 0 % de commission sur les réservations prises avec Booky. | Dépend du contrat de l’éditeur (abonnement, frais par réservation ou autre) : à lire avant de signer. |
| Panne ou mise à jour | Traitée avec le site. | Traitée par l’éditeur : c’est son support qu’il faut joindre. |
Cinq questions à poser avant de choisir
- Que deviennent les données de vos clients ? Une réservation contient un nom, des coordonnées, parfois une carte. D’après la CNIL, le responsable du traitement détermine ses objectifs et ses moyens ; le prestataire qui traite les données pour son compte en est en principe le sous-traitant, selon les faits plus que selon le contrat (CNIL, identifier son rôle), et l’article 28 du RGPD impose un contrat de sous-traitance. Le modèle de clauses de la CNIL prévoit qu’à la fin de la prestation le sous-traitant détruit les données ou les renvoie (le renvoi s’accompagne de la destruction des copies), et qu’il justifie par écrit de la destruction (CNIL, exemples de clauses). Demandez donc où sont les données, si vous pouvez les exporter, et ce qui se passe à la fin du contrat.
- Comment le paiement est-il géré ? Un paiement par carte sur internet est soumis à l’authentification forte du porteur, sauf exemption, et la banque du porteur peut écarter l’exemption et exiger l’authentification. Pour les réservations, la note de l’Observatoire de la sécurité des moyens de paiement (Banque de France) traite à part le « paiement associé à une réservation », y compris le client qui ne se présente pas : l’authentification forte a lieu au moment de la réservation ; quand le montant définitif est connu, une autorisation peut être demandée sans nouvelle authentification, avec la preuve de la première (note du 16 avril 2021). Les règles évoluent : demandez au prestataire quelle passerelle de paiement il utilise et comment il traite l’acompte, le solde et la caution.
- Les calendriers sont-ils synchronisés, et dans quel sens ? Si vous vendez aussi sur des plateformes, une réservation prise ailleurs doit bloquer les dates sur votre site, et inversement. Demandez si la synchronisation est faite par le moteur lui-même ou par un channel manager à part, si elle fonctionne dans les deux sens, et à quel rythme elle se met à jour.
- Le parcours est-il bon sur téléphone et dans chaque langue ? Faites-le vous-même : une réservation d’essai sur téléphone, dans chaque langue du site. Vérifiez que la page de réservation s’ouvre dans la langue de la page de départ, que le calendrier se manie au pouce et que le prix final apparaît tôt.
- Est-il relié à Google Hotels ? Google peut afficher, à côté des annonces d’hôtels, un lien de réservation gratuit vers le site de l’établissement (aide de Google sur les liens de réservation gratuits) : le partenaire de connectivité de l’hôtel envoie ses tarifs à Google pour qu’il y figure. D’après l’aide de Google, la page d’arrivée doit mener directement à la chambre et au tarif choisis, se charger en un temps raisonnable, fonctionner pleinement, et son prix doit être celui qui a été transmis (bonnes pratiques pour les liens de réservation gratuits). Hotel Web Design figure dans l’annuaire officiel des partenaires de connectivité Google Hotels ; le détail est dans l’article sur les liens de réservation gratuits et sur la page Google Hotels.
Le moteur de réservation et le référencement
Ce sont les pages de présentation du site (hébergements, tarifs, avis, informations pratiques) qui se classent dans Google ; le moteur est l’étape suivante, et il ne doit pas gêner l’exploration.
Premier réglage : un vrai lien vers la réservation. D’après Google, un lien n’est exploré de façon fiable que s’il s’agit d’un élément <a> muni d’un attribut href ; un bouton qui ne réagit qu’à une commande JavaScript risque de ne pas être suivi (aide de Google sur les liens explorables). Second réglage : ne pas multiplier les adresses. Quand chaque filtre ou chaque combinaison produit une adresse, leur nombre peut devenir quasi illimité, et Google explique, dans son guide sur la navigation à facettes, comment empêcher leur exploration. Les autres réglages sont dans l’article sur les techniques de référencement des sites de réservation.
Booky, le moteur de réservation de Hotel Web Design
Booky est le moteur de réservation conçu pour la petite hôtellerie et les hébergements touristiques. Il est intégré au site que nous concevons, avec son interface de gestion : tarifs, règles de séjour, calendrier des arrivées, factures. Les calendriers se synchronisent dans les deux sens avec Booking, Airbnb, Homelidays et d’autres plateformes. Une passerelle de paiement en ligne prend l’empreinte de la carte, qui peut servir de caution, et Booky est relié à Google Hotels. 0 % de commission sur les réservations prises avec Booky.
Votre établissement est plus grand, ou vous utilisez déjà un moteur ? Nous pouvons intégrer à votre site le moteur externe de votre choix : voir comment s’intègrent D-EDGE, Reservit et Hotel Spider. Le détail de Booky est sur la page moteur de réservation et channel manager ; pour en parler, c’est par le formulaire de contact.
Questions fréquentes sur le moteur de réservation
Qu’est-ce qu’un moteur de réservation d’hôtel ?
C’est le module d’un site qui permet à un voyageur de chercher des dates, de choisir un hébergement, de réserver et, selon les cas, de payer en ligne ; en anglais, on parle de booking engine. L’établissement y règle ses disponibilités, ses tarifs et ses règles de séjour.
Moteur de réservation ou moteur de recherche d’hôtels : quelle différence ?
Un moteur de recherche d’hôtels, comme Google Hotels, affiche et compare des offres ; un moteur de réservation prend la réservation sur le site de l’établissement. D’après l’aide de Google sur les réservations d’hôtels, un clic sur un lien de réservation mène au site du partenaire, où la réservation se fait ; la modification ou l’annulation se règle ensuite avec lui.
Un moteur de réservation coûte-t-il une commission par réservation ?
Cela dépend de la solution : abonnement, frais par réservation ou autre formule, que le contrat de l’éditeur précise. 0 % de commission sur les réservations prises avec Booky. Les commissions des plateformes restent dues pour les réservations qu’elles apportent, ce que détaille l’article sur le coût des commissions Booking et Airbnb du Journal.
Peut-on ajouter un moteur de réservation à un site existant ?
Oui, avec un module externe : un bouton, un widget ou un calendrier posé dans les pages du site. Nous pouvons intégrer à votre site le moteur externe de votre choix ; la forme (panneau, barre de dates, bouton) se décide selon la place disponible et la clientèle. Un moteur intégré se prévoit avec le site : voir la création d’un site de réservation pour en savoir plus.
Faut-il un channel manager en plus du moteur ?
Dès que vous vendez sur plusieurs plateformes, vos calendriers doivent être synchronisés pour qu’une même chambre ne soit pas vendue deux fois. Cette synchronisation peut venir d’un channel manager à part ou être incluse dans le moteur : c’est le cas de Booky, dont les calendriers se synchronisent dans les deux sens avec Booking, Airbnb, Homelidays et d’autres plateformes.
Qui est responsable des données des clients qui réservent ?
En général l’établissement, qui détermine les objectifs et les moyens du traitement ; l’éditeur du moteur, qui traite les données pour son compte, en est en principe le sous-traitant. D’après la CNIL à ce sujet, la qualification dépend des faits et non du seul contrat, et un contrat de sous-traitance encadre la relation. Ce point se vérifie dans le contrat, avant de signer.
